Jorge Felipe Mensaje comercial: La oferta actual en el mercado de sistemas de gestión para pequeñas empresas es realmente amplia. Al mismo tiempo, elegir el software adecuado es una decisión realmente importante. Al fin y al cabo, no querrás descubrir en unas semanas que has tomado una decisión inadecuada, cambiar a otra aplicación y formar a todo el equipo desde el principio. Entonces, ¿cómo navegar en el saturado mercado y elegir software que crezca con usted y al mismo tiempo se mantenga al día con las últimas tendencias?
Consulte nuestros consejos sobre cómo elegir el mejor sistema para su negocio y qué requisitos debe cumplir el software de información.
¿Por qué utilizar un sistema de gestión de pequeñas empresas?
Hay muchas razones por las que una empresa debería utilizar software empresarial. No sólo las grandes empresas, donde es natural mantener la organización en toda la empresa y en todos los equipos. Pero también para las pequeñas empresas, donde una herramienta de gestión empresarial de este tipo puede ser una potente herramienta para mejorar los procesos empresariales. Esto conduce a un aumento de la competitividad y el éxito de la empresa a largo plazo..
Quizás estás en una situación donde tu empresa ya utiliza algunas herramientas... una para facturación, otra para comunicación, manejas el flujo de caja en Excel, en la otra Excel tienes una lista de clientes, un calendario, extractos y el resto en papel. . Si esta solución le parece un poco caótica, busque un sistema más completo que cubra la mayoría de sus necesidades de gestión empresarial en un solo lugar.
Las principales razones por las que incluso las pequeñas empresas deberían implementar un sistema de gestión empresarial:
- Mejorar la eficiencia y la productividad: Eficaz sistema de información empresarial permite la automatización de procesos, la reducción de errores durante la entrada o copia manual de datos y un importante ahorro de tiempo. Esto conduce a una mejora de la eficiencia y la productividad de los trabajadores y aumenta el rendimiento de la empresa.
- Mejor gestión del tiempo: Un sistema de gestión empresarial facilita la planificación y organización del tiempo, las tareas y los proyectos, permitiendo a los empleados centrarse más en su trabajo y reducir el estrés.
- Intercambio y gestión de información más eficientes: Un sistema de información de gestión ayuda a gestionar datos e información y permite un mejor acceso e intercambio de datos entre diferentes departamentos y empleados. Esto conduce a una mejor colaboración entre los empleados, además tiene todos los documentos importantes en un solo lugar y eso significa que no tendrá que buscar más frenéticamente entre los documentos.
- Toma de decisiones más precisa y rápida: El sistema de gestión de la empresa proporciona información en tiempo real sobre el estado de los proyectos y actividades de la empresa, permitiendo una toma de decisiones más rápida y mejor informada.
- Reducción de costo:Un sistema de información para pequeñas empresas permite una mejor planificación y control de ingresos y gastos y ayuda a identificar áreas donde se pueden reducir costos.
¿Qué funciones buscar en un sistema de gestión de empresas?
Automatización
Un sistema de gestión empresarial debe permitir la automatización de procesos repetitivos o actividades sencillas para minimizar errores y pérdida de tiempo en tareas repetitivas. La automatización puede incluir, por ejemplo, facturación recurrente, recordatorios de pago, envío automático de correo electrónico, generación de informes o crear tareas o proyectos a partir de plantillas. De esta manera, se puede reducir la carga de los empleados, reducir los errores y mejorar la eficiencia del trabajo.
Almacenamiento de datos en la nube
El uso del almacenamiento de datos en la nube puede permitir compartir datos de forma más fácil y segura dentro de la empresa, todo está claramente en un solo lugar. También permite el acceso a datos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que aumenta la eficiencia del trabajo y permite un rápido intercambio de información. El almacenamiento de datos en la nube también será apreciado por todas las empresas en las que los miembros del equipo trabajan desde una oficina en casa, por ejemplo.
Administración de tareas
El software de gestión empresarial debería permitir un fácil seguimiento y gestión de las tareas y sus plazos. Esto puede incluir, por ejemplo, programar y asignar tareas, realizar un seguimiento del estado de finalización de las tareas y recordarle las tareas pendientes. Gracias a esto, los miembros del equipo pueden distribuir el trabajo de manera más eficiente, monitorear su carga de trabajo y completar todas las tareas asignadas a tiempo.
Gestión de proyectos
El sistema de gestión de la empresa debe permitir una gestión eficaz del proyecto, incluida la planificación, coordinación y seguimiento del progreso del proyecto. Esto incluye, por ejemplo, la planificación presupuestaria, la eficiencia y la rentabilidad de los proyectos. Un sistema de este tipo permite a la empresa gestionar mejor sus proyectos y lograr mejores resultados y beneficios.
Idealmente, la herramienta seleccionada debería ofrecer múltiples opciones para la representación gráfica de proyectos, como tableros Kanban, diagramas de Gantt o resúmenes tabulares para una visualización clara de proyectos, presupuestos, asignación de tareas, estado y progreso.
CRM
El software empresarial también debe incluir herramientas de gestión de relaciones con los clientes (CRM). Esto permite a la empresa comunicarse más eficazmente con los clientes y gestionar mejor sus necesidades.
Si el sistema te permite alinear CRM con otros procesos, como gestión de proyectos, facturación, gestión de contratos o planificación del flujo de caja, dentro de una única plataforma de gestión empresarial, podrás ver a tus clientes desde una perspectiva de 360°.
Gestión de la carga de trabajo de los empleados.
La función de gestión de la carga de trabajo de los empleados le ayudará a distribuir el trabajo de forma más eficiente entre los miembros individuales del equipo y así lograr su carga de trabajo óptima. El sistema de información de la empresa debe permitir la planificación del tiempo y las tareas de tal forma que se distribuyan equitativamente y que los empleados estén adecuadamente cargados de acuerdo con sus capacidades y desempeño laboral. Al mismo tiempo, debería ser el sistema es capaz de monitorear la carga y, si es necesario, ofrecer una solución adecuada, por ejemplo, redistribuyendo tareas o aumentando el número de empleados en el equipo determinado. Él permitirá una mayor productividad y satisfacción de los empleados, lo que contribuye al éxito a largo plazo de la empresa.
Consejos para elegir el mejor software para pequeñas empresas
Al elegir software para pequeñas empresas, es importante identificar sus necesidades y considerar su presupuesto.
Considere también la facilidad de implementación y uso del software, la capacidad de integrarse con otros sistemas y software, la aplicación móvil y la complejidad de las funciones.
1. Identifique sus necesidades:
Antes de comenzar a buscar el software adecuado, considere qué funciones y características necesita para administrar su negocio.
Tenga en cuenta que algunos software ofrecen funciones especializadas para determinadas industrias, mientras que otros son universales y pueden adaptarse a las necesidades de diferentes industrias.
2. Facilidad de instalación y uso del software:
Considere la rapidez con la que puede implementar un nuevo software en su empresa y lo fácil que es de utilizar.
Encontrar software con una interfaz intuitiva y una configuración sencilla puede ahorrar tiempo y minimizar la capacitación de los empleados. Idealmente, el software tiene tutoriales en línea y videos de capacitación disponibles para ayudarlo con la capacitación, u ofrece consultas donde puede consultar sobre la implementación del sistema en su empresa.
3. Soluciones con funcionalidad de gestión financiera:
Una solución de software más avanzada con funcionalidad de gestión financiera puede ayudar a las pequeñas empresas a realizar un seguimiento y gestionar las operaciones financieras. Esto le dará una visión general de los ingresos y gastos en el momento actual y en el futuro próximo o el cumplimiento de los presupuestos. Se puede predecir la evolución del flujo de caja para los próximos meses, la rentabilidad de los proyectos y los puntos débiles por los que se escapa dinero innecesariamente en la empresa.
4. Posibilidad de integración con otros sistemas y software:
Considere qué otro software utiliza y si el nuevo software es compatible y puede integrarse fácilmente con otros sistemas. Por lo tanto, una interfaz programable accesible (API) es clave. Make también es una plataforma de integración popular que permite la integración y automatización avanzadas.
Buscar software con funciones de importación y exportación de datos puede facilitar su trabajo y minimizar la entrada manual de datos.
5. Considere su presupuesto:
Al elegir el software, considere su presupuesto e intente encontrar una solución que satisfaga sus necesidades y sea asequible para su negocio.
Tenga cuidado al comparar cotizaciones y considere si las funciones adicionales valen el precio más alto. Una versión de prueba gratuita debería ser algo natural.
6. La aplicación móvil incluye:
La disponibilidad de una versión móvil del sistema de gestión empresarial le permite a usted y a sus empleados permanecer conectados y receptivos mientras viajan, independientemente de la ubicación y el equipo actuales. Esto es especialmente importante cuando se trata de gestionar equipos y actividades híbridos y remotos.
Tenga en cuenta que la aplicación móvil debe ser fácil de usar y estar disponible en diferentes sistemas operativos.
7. Funciones integrales de presentación de informes:
Una solución de software con funciones integrales de generación de informes puede ayudar a las pequeñas empresas a monitorear y analizar el desempeño de su negocio, monitorear la efectividad de sus actividades, proyectos y campañas para que pueda responder con flexibilidad a situaciones emergentes.
Lo ideal es el software de tu empresa le proporcionará información valiosa sobre su desempeño financiero, progreso de proyectos y tareas, capacidad y utilización de empleados y mucho más. Además, la solución avanzada le permite crear sus propios informes gráficos y establecer varios criterios para la agregación y clasificación de datos.
8. Función de comunicación de los componentes:
Buscar software con funciones de comunicación, como herramientas de chat o uso compartido de archivos, puede ayudar a las empresas a gestionar las comunicaciones internas de forma eficaz.
Además, buscar software que pueda integrarse con otras herramientas de comunicación, como las videollamadas, puede resultar útil para facilitar la colaboración en equipo.
¿Ya seleccionado?
Como propietarios de pequeñas empresas, tenemos mucho con lo que lidiar y, a menudo, no es fácil reunirlo todo. La solución de software adecuada para gestionar su negocio puede brindarle una gran ventaja sobre su competencia. De repente obtendrá una visión general de los pedidos y tareas y sus plazos, los clientes y la comunicación con ellos, el flujo de caja y la carga de trabajo de los miembros individuales del equipo. Ahorrarás mucho tiempo invertido en tareas repetitivas y de escaso valor añadido. En su lugar, puede centrar su energía en la innovación y las soluciones que hagan avanzar su negocio.
Autor: Caflou - Sistema de gestión todo en uno para pequeñas y medianas empresas
Caflou le ayudará a gestionar eficazmente toda la empresa y sus finanzas. Le permitirá monitorear el flujo de caja y predecir su desarrollo futuro. Te librarás del trabajo rutinario, reducirás la tasa de errores, mejorarás el trabajo en equipo y aumentarás el rendimiento de la empresa. Todo en un lugar. Desde cualquier lugar y a un precio asequible.
